Истребование документов из России

Рано или поздно каждый иностранец, проживающий в Испании, сталкивается с необходимостью представлять в различные органы власти официальные документы из своей родной страны. Не являются исключением и наши соотечественники. Граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане имеют право обращаться как в российские архивные органы, так и в дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации за границей для истребования  всех необходимых документов. Как и любая бюрократическая процедура, процедура по истребованию документов является достаточно длительной и изобилующей трудностями. Упростить ее можно в том случае, если четко знать порядок действий, а также схему выполнения всех необходимых шагов: осведомлен, значит вооружен.

Истребование документов из Российской Федерации:

Для начала разберемся, что же вообще такое процесс истребования документов.

Итак, истребование документов – это процедура получения в различных инстанциях Российской Федерации или иностранных государств (архивные органы, дипломатические представительства, консульские учреждения) выдаваемых ими официальных документов. Следует отметить, что не абсолютно все документы можно истребовать, есть в этой процедуре и исключения.

Какие же документы подлежат истребованию?

• Свидетельство о рождении
• Свидетельство о смерти
• Свидетельство о заключении брака
• Свидетельство о расторжении брака
• Архивная справка о работе
• Архивная справка о заработной плате
• Архивная справка о прохождении воинской службы в рядах Советской (Российской) Армии
• Архивная справка о наличии (отсутствии) судимости в период проживания на территории России

Не подлежат истребованию следующие документы:

• Трудовые книжки (может быть истребована только справка с указанием стажа трудовой деятельности)
• Пенсионные книжки (может быть истребована справка с указанием  стажа трудовой деятельности)
• Военные билеты (может быть истребована только справка о прохождении военной службы)
• Повторные свидетельства о браке, если брак был расторгнут
• Свидетельства о рождении умерших
• Документы об образовании (может быть истребована справка об обучении в образовательном учреждении или справка об окончании обучения в образовательном учреждении). Документы об образовании могут быть истребованы при личном обращении непосредственно в учебные учреждения или путем оформления доверенности.

Такие документы как: водительские права, справки о семейном положении, характеристики, личные дела, различного вида заявления, пенсионные дела, дубликаты дипломов – также не подлежат истребованию. Необходимо подчеркнуть, что государственная услуга по истребованию документов с территории Российской Федерации предоставляется: гражданам, в отношении которых истребуются документы; иным лицам при наличии нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение документов; родственникам умершего. Если же истребование документов проводится в отношении ребенка (до 18 лет) заявление подается его законным представителем: родителем при предъявлении свидетельства о рождении (+ копия); опекуном или попечителем при предъявлении решения суда об опеке или попечительстве (+ копия).

В зависимости от категории запроса об истребовании документов их исполнение в Российской Федерации осуществляют следующие органы:

• Федеральная архивная служба Российской Федерации и подведомственные ей федеральные архивы и архивные учреждения субъектов Федерации;
• Министерство обороны Российской Федерации;
• Министерство внутренних дел Российской Федерации;
• Министерство труда и социального развития Российской Федерации;
• Министерство образования Российской Федерации;
• Министерство юстиции Российской Федерации (органы ЗАГС);
• Центр розыска и информации Российского Общества Красного Креста.

Что же делать, если на тот момент, когда вам необходим один из вышеперечисленных документов вы не имеете времени, возможность или желания ехать в России и ждать там получения документа? В таких случаях существует несколько способов прохождения процедуры по истребованию личных документов из России, составленных в отношении граждан, проживающих на территории, в нашем случае,  Испании. Мы предлагаем рассмотреть три основных способа: истребование через консульские службы; истребование по доверенности, оформленной на вашего родственника или знакомого проживающего на территории Российской Федерации; получение и оформление всех необходимых документов через фирмы, профессионально предоставляющие такой вид услуг.

Истребование документов с использованием дипломатических каналов:

Легально проживая на территории Испании, вы можете обратиться в Консульский отдел Посольства Российской Федерации. Обратите внимание, что вы имеете право обращаться только в то консульство, в округе которого вы проживаете, так как по законодательству РФ консульство к которому вы не прикреплены, имеет право отказать вам в обращении. Сразу следует отметить, что данный способ является, пожалуй, одним из самых долгих. Поэтому мы бы рекомендовали способ истребования документов через консульские службы, только тем, кто располагает достаточным временем и не спешит с подачей данных документов в испанские органы власти. Как показывает практика, большинство наших соотечественников, как правило, ограничены в сроках, но если вы не относитесь к их числу, тогда этот способ для вас.

Пошаговая инструкция истребования документов через консульство:

• Первое, что вам необходимо сделать – это записаться на прием в генконсульство  вашего округа. Прием в консульствах абсолютно по всем вопросам осуществляется исключительно по предварительной записи. В случае Барселоны вы можете записаться  на сайте  http://barcelona.kdmid.ru. Дата записи на прием зависит от количества российских граждан, обращающихся в консульство и от загрузки дипломатических представительств. Довольно сложно предугадать возможные сроки свободных дат, но сразу хотелось бы отметить, что иногда нашим согражданам приходится ждать долгие месяцы даже перед непосредственной подачей заявления на истребование.
• Позаботится о правильности оформления всех необходимых для подачи консульства документов. Основным документом, на основании которого и совершается процедура истребования из России, является анкета-заявление. Обратите внимание, что на каждый истребуемый документ заполняет по два экземпляра анкеты установленной формы (анкету вы сможете легко найти на сайте вашего консульского отдела, в разделе истребование документов). Хотелось бы еще раз напомнить, что подлинники трудовых и пенсионных книжек, а также военные билеты не подлежат истребованию (вместо них оформляются справки, содержащие все необходимые сведения). Особое внимание следует уделить вопросу истребования справки о несудимости: все зависит от того с какой целью вы будете подавать ее в испанские органы власти. Истребовать справку о несудимости через консульскую службу вы можете только в том случае, если ее подача не связана с оформлением испанского гражданства или вида на жительство. Если же справка нужна вам именно для этого, то придется самостоятельно ехать в Россию или же оформлять специальную доверенность на человека, который сможет сделать это за вас - "Доверенность для оформления справки о несудимости", которая также оформляется в консульстве.  
• В назначенную дату и время вам необходимо явится в консульство со всем необходимым пакетом документов. При посещении консульского отдела, вам в первую очередь потребуется представить документ, удостоверяющий Ваше гражданство и личность (паспорт). Кроме того, важно взять с собой все другие документы, а также сведения и данные, которые потребуются от вас при оформлении по тому вопросу, с которым вы обращаетесь в дипслужбу. Настоятельно рекомендуем заранее «вспомнить» про все документы, которые вам необходимо истребовать из России, так как в противном случае вам придется проходить процедуру записи на прием повторно.
• Следующий ваш шаг - это оплата соответствующего консульского сбора - за истребование каждого документ взимается 30 евро. Сделать это можно с помощью банковской карты в кассе Генконсульства или же через банк на основе фактуры, которую выписывает консул при оформлении документов.
• Период ожидания готовых документов – мы рекомендуем набраться терпения, так как данный процесс весьма индивидуальный и зависит от типа ваших документов, полноты исходных данных и требований законодательства государства происхождения документа. Следует иметь в виду, что для истребования документов из-за границы всегда требуется довольно длительное время.

Истребование документов через доверенное лицо:

Если вы хотите ускорить процесс получения документов и у вас есть родственники или просто знакомые, которые находятся на территории Российской Федерации, вы можете оформить на таких людей доверенность и получить все необходимые вам документы через них. Решили выбрать для себя именно такой способ? Тогда убедитесь, что люди, на которых вы будете оформлять доверенность, располагают достаточным свободным временем, а также желанием, взять на себя все бюрократические трудности, которые будут их спутниками на пути получения ваших документов. Поручая получение ваших документов третьим лицам, вы должны отчетливо понимать, что вы перекладываете на них все хождения по соответствующим инстанциям, очереди и другие процессы. Вам повезло и у вас есть такие друзья? Значит, оформляйте на них доверенность. Сделать это возможно двумя способами: через консульскую службу (стоимость такой доверенности составляет 23 евро) или через испанского нотариуса. Во втором случае, для признания такой доверенности на территории Российской Федерации, вы должны поставить на ней апостиль соответствующих испанских органов власти, а также сделать перевод на русский язык. После завершения процедуры оформления доверенности вам необходимо передать ее в Россию вместе со списком требующихся вам документов, а также в случае повторного оформления документов (например, дубликатов документов  из органов ЗАГС), копии предыдущих документов. Также убедитесь, что вы укажите все необходимые для получения третьим лицом данных и сведений. Следует отметить, что все документы, полученные для вас, должны быть легализированными посредством апостиля. Так что сразу предупредите об этом ваших доверенных лиц. 

Истребование документов при помощи Центра услуг для бизнеса и жизни в Испании «Испания по-русски»:

Многие ошибочно считают, что оформляя документы собственноручно, они экономят. На самом же деле доверяя свои проблемы профессионалам, вы освобождаете себя от походов по консульствам, стояниям в очередях, бережете свое время, а в  конечном итоге и деньги. Перекладывая трудности на плечи сотрудников фирм, для которых данные процедуры не являются чем-то неизвестным, а являются повседневной работой, вы сохраняете время и нервы ваших друзей и родственников. Также это является гарантом того, что вы получите ваши документы в самые короткие из всех возможных сроки.